Nhãn hiệu đứng tên cá nhân vẫn có thể được gia hạn nếu người có quyền thực hiện đúng thủ tục. Hồ sơ cần khớp với thông tin chủ văn bằng; nếu thông tin đã thay đổi thì phải xử lý phần thay đổi theo quy định thay vì chỉ nộp yêu cầu gia hạn một cách máy móc.
Nếu giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có thông tin sai, trước hết cần xác định sai sót đến từ hồ sơ của người nộp hay từ nội dung văn bằng đã được cấp. Cách xử lý và tài liệu chứng minh sẽ phụ thuộc nguyên nhân của sai sót.
Doanh nghiệp đổi tên sau khi đã đăng ký nhãn hiệu nên kiểm tra việc ghi nhận tên mới trên văn bằng. Nếu chủ thể quyền vẫn là cùng pháp nhân, đây thường là bài toán cập nhật thông tin, không phải chuyển nhượng nhãn hiệu cho một chủ thể khác.
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không mặc nhiên làm thay đổi chủ sở hữu nhãn hiệu. Cần phân biệt người đại diện của doanh nghiệp với chủ thể đứng tên văn bằng để xác định có cần sửa văn bằng hay chỉ cập nhật hồ sơ nội bộ.
Có thể có cơ chế xử lý, nhưng cần phân biệt sai tên do lỗi ghi nhận với trường hợp chủ sở hữu thực tế đã thay đổi. Nếu là thay đổi chủ thể, đây không còn là một lỗi đánh máy đơn thuần mà có thể liên quan đến chuyển nhượng, kế thừa, sáp nhập hoặc giao dịch pháp lý khác.
Gia hạn có thể được thực hiện đối với toàn bộ hoặc một phần danh mục hàng hóa, dịch vụ theo quy định. Tuy nhiên, việc muốn thay đổi danh mục theo nghĩa mở rộng hoặc sửa nội dung bảo hộ cần được phân biệt với việc chỉ gia hạn phần danh mục còn nhu cầu bảo hộ.
Đối với nhãn hiệu, chủ văn bằng có thể nộp yêu cầu gia hạn trong 06 tháng trước ngày văn bằng hết hiệu lực. Pháp luật vẫn cho phép nộp muộn trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày hết hiệu lực nhưng phải nộp thêm lệ phí gia hạn muộn. Về quản trị rủi ro, doanh nghiệp nên lập lịch xử lý sớm thay vì chờ đến sát hạn.
Văn bằng có nhiều chủ sở hữu cần được kiểm tra quyền và sự thống nhất của các đồng chủ sở hữu trước khi gia hạn. Không nên coi đây là hồ sơ giống hoàn toàn văn bằng chỉ có một chủ sở hữu.
Nhãn hiệu đứng tên công ty cần được rà soát theo đúng pháp nhân đang ghi nhận trên văn bằng. Trước khi nộp, nên đối chiếu tên doanh nghiệp, địa chỉ, số văn bằng và tình trạng thay đổi pháp lý của công ty.
Ủy quyền gia hạn nhãn hiệu giúp chủ văn bằng giao việc chuẩn bị, nộp và theo dõi hồ sơ cho người đại diện. Nội dung ủy quyền cần phù hợp với chủ thể, văn bằng và phạm vi công việc thực tế.