Lần gia hạn thứ hai về nguyên tắc vẫn là thủ tục gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ, không phải một thủ tục đăng ký nhãn hiệu mới. Cần kiểm tra số văn bằng, chủ sở hữu, ngày hết hiệu lực và danh mục hàng hóa, dịch vụ trước khi nộp.
Nhãn hiệu đứng tên cá nhân vẫn có thể được gia hạn nếu người có quyền thực hiện đúng thủ tục. Hồ sơ cần khớp với thông tin chủ văn bằng; nếu thông tin đã thay đổi thì phải xử lý phần thay đổi theo quy định thay vì chỉ nộp yêu cầu gia hạn một cách máy móc.
Nhãn hiệu đứng tên công ty cần được rà soát theo đúng pháp nhân đang ghi nhận trên văn bằng. Trước khi nộp, nên đối chiếu tên doanh nghiệp, địa chỉ, số văn bằng và tình trạng thay đổi pháp lý của công ty.
Có. Yêu cầu gia hạn có thể được nộp muộn nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày văn bằng hết hiệu lực và phải nộp thêm lệ phí gia hạn muộn. Sau mốc này, doanh nghiệp không nên hiểu rằng quyền vẫn tự động được duy trì.
Không phải mọi trường hợp đều phải ký lại giấy ủy quyền. Việc có cần giấy ủy quyền mới phụ thuộc vào phạm vi, thời điểm và nội dung ủy quyền đang được sử dụng cho hồ sơ cụ thể. Đại diện sở hữu công nghiệp nên kiểm tra giấy ủy quyền trước khi nộp.
Nếu chủ văn bằng đã đổi tên, cần phân biệt việc gia hạn hiệu lực với việc cập nhật thông tin chủ văn bằng. Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng thay đổi tên và tài liệu chứng minh để lựa chọn cách xử lý phù hợp, tránh hồ sơ gia hạn có thông tin không thống nhất.
Văn bằng có nhiều chủ sở hữu cần được kiểm tra quyền và sự thống nhất của các đồng chủ sở hữu trước khi gia hạn. Không nên coi đây là hồ sơ giống hoàn toàn văn bằng chỉ có một chủ sở hữu.
Gia hạn có thể được thực hiện đối với toàn bộ hoặc một phần danh mục hàng hóa, dịch vụ theo quy định. Tuy nhiên, việc muốn thay đổi danh mục theo nghĩa mở rộng hoặc sửa nội dung bảo hộ cần được phân biệt với việc chỉ gia hạn phần danh mục còn nhu cầu bảo hộ.
Ủy quyền gia hạn nhãn hiệu giúp chủ văn bằng giao việc chuẩn bị, nộp và theo dõi hồ sơ cho người đại diện. Nội dung ủy quyền cần phù hợp với chủ thể, văn bằng và phạm vi công việc thực tế.
Khi doanh nghiệp thay đổi loại hình, cần xác định việc đó có làm thay đổi pháp nhân/chủ thể quyền hay chỉ là thay đổi thông tin của cùng chủ thể. Nếu thông tin chủ văn bằng phải được cập nhật, hồ sơ sửa đổi cần kèm tài liệu chứng minh chuỗi thay đổi.